Что такое апостиль документов и зачем он нужен

Посвятив множество материалов проблемам легализации иностранцев в Польше, мы каждый раз указывали на списки необходимых документов. Разумеется, большинство из них была издана за пределами РП и оформлена не на польском языке. Для признания этих документов и проводится процедура апостилирования, о которой будет рассказано в этой статье.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Что такое апостиль документов?
2. Где можно поставить?
3. На каких документах нужен специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи?
4. Для каких стран не нужна легализация иностранных документов?

4.1. Страны, которые требуют проставление одного апостиля

4.2. Двойной апостиль

4.3. Апостиль документов с последующим консульским подтверждением

5. Проставление апостиля на оригинал или копию
6. Как сделать апостиль самостоятельно?

Шаг 1. Готовим необходимые документы

Шаг 2. Едем в Киев? Не всегда!

Шаг 3. Подаем бумаги

Шаг 4. Сроки

7. Особенности апостилирования старых документов
8. Стоимость апостиля и перевода для Польши в Украине
9. Причины отказа в проставлении апостиля
10. Заверение в порядке консульской легализации

Что такое апостиль документов?

Апостиль – это форма признания документа, выданного за рубежом страны использования. Процесс происходит на основании международных соглашений и может иметь различные формы.

Суть процедуры – в подтверждении соответствующими организациями подлинности документа, верности подписи и других параметров. Результатом апостилирование является специальный штамп, подтверждающий юридическую силу бумаги на территории иностранных государств.

Обратите внимание, что в некоторых случаях апостиль заверяет документ, но не дает права использовать его по назначению без дополнительных процедур. Например, дипломы об образовании могут потребовать нострификации в РП.

Где можно поставить?

Итак, кто делает? Процессом занимаются государственные органы, при этом у каждого из перечисленного ниже учреждения своя сфера деятельности.

Существует и множество посреднических организаций, оказывающих услуги проставления апостиля. Цена процедуры у них дороже, но все происходит более оперативно.

Наш совет: обращайтесь только к тех юридических фирм, положительные отзывы о которых подтверждены вашим опытом или опытом знакомых, которым вы доверяете. В противном случае можно нарваться на мошенников.

На каких документах нужен специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи?

Апостилированию подлежит большинство документов. В частности:

Об образовании:

• аттестаты о полном общем среднем образовании;
• дипломы о высшем образовании;
• свидетельства, сертификаты и другие, связанные со сферой образования.

О гражданские состояния (выданные органами ЗАГС):

• свидетельство о браке;
• свидетельство о рождении;
• свидетельство о расторжении брака и другие аналогичные.

Составленные у нотариуса:

• поручения;
• разрешения;
• заявления и др.;

Также документы, что требуют получить апостиль, делят на:

• частные (выданные конкретным физическим лицам);
• юридические (выданы фирмам: уставы, договоры и тому подобное).

О требование апостилирования конкретного документа лучше узнавать заранее на польской стороне. Если нет такой возможности, рекомендуем провести процедуру, потому что сделать это в Польше может быть трудно.

Для каких стран не нужна легализация иностранных документов

Взаимное признание апостиля проводится странами на основании международных соглашений, в частности, согласно Гаагской конвенции (подписана в Гааге в 1961 году; с начала 2000-х к ней присоединились многие страны СНГ и Польша).

Признание происходит неодинаково для разных стран.

Рассмотрим подробнее, какие страны требуют своей формы апостилирование в отношении граждан Украины.

Страны, которые требуют проставление одного апостиля:

Австралия

Исландия

ПАР

Азербайджан

Испания

Польша

Албания

Казахстан

Российская Федерация

Андорра

Китай (только Гонконг и Макао)

Румыния

Антигуа и Барбуда

Кипр

Самоа

Аргентина

Колумбия

Свазиленд

Армения

Корея

Сейшельские острова

Багамы

Латвия,

Лесото

Сент-Винсент и Гренадины

Барбадос

Литва

Сент-Китс и Невис

Белиз

Либерия

Сент-Люсия

Беларусь

Лихтенштейн

Сербия и Черногория

Болгария

Люксембург

Словацкая Республика

Босния и Герцеговина

Маврикий

Словения

Ботсвана

Македония

США

Бруней

Малави

Суринам

Венесуэла

Мальта

Тонга

Гондурас

Маршалловы острова

Тринидад и Тобаго

Гренада

Мексика

Турция

Греция

Молдова

Венгрия

Грузия

Монако

Украина

Доминиканская Республика

Черногория

Федеративная Республика Германия

Эквадор

Намибия

Фиджи

Эль-Сальвадор

Ниуэ

Финляндия

Эстония

Новая Зеландия

Хорватия

Израиль

Норвегия

Чешская Республика

Индия

Острова Кука

Швеция

Ирландия

Панама

Япония

Бурунди

Чили

Бразилия

Марокко

Парагвай

Косово

Двойной апостиль

К этой категории входят:

Австралия

Австрия

Бахрейн

Бельгия

Бразилия

Бурунди

Великобритании

Греция

Дания

Зеландия

Израиль

Ирландия

Исландия

Кипр

Корея

Косово

Люксембург

Мальта

Марокко

Мексика

Монако

Нидерланды

Никарагуа

Новая

Норвегия

Оман

Парагвай

Португалия

Турция

Финляндия

Чили

Швейцария

Швеция

Эквадор

Япония

Апостиль документов с последующим консульским подтверждением

Напомним, речь идет о апостилирование документа, получение его присяжного перевода и заверения последнего в консульстве РП. К таким странам относятся Чехия, Италия, Франция, Испания. Под консульской легализацией понимают другую сложную процедуру легализации документов между странами, которые не подписали Гаагскую конвенцию. Об этом речь пойдет ниже.

Проставление апостиля на оригинал или копию

Согласно законам, апостилировать можно как оригинал, так и копию документа, если нормативные акты не предусматриваются другого. В этом «если» чаще всего содержится главная трудность. Разберем вопрос подробнее.

Апостиль ставится на оригиналах документов об образовании, нотариальных документов, доверенности, заявления, документов государственных служб (налоговой, МВД, МРЭО, миграционных служб и тому подобное), медицинских документов (справки, выписки и тому подобное).

На такие документы делается копия (дубликат), заверяется нотариально, и уже она апостилюється.

Очень важно знать нюансы внутреннего законодательства своей страны. Например, украинский внутренний паспорт может быть апостилированный в оригинале, тогда как российский за любую несанкционированную отметку (в т. ч. апостиль) может быть признан недействительным на территории РФ. То есть заверяется исключительно копия российского внутреннего паспорта!

Как сделать апостиль самостоятельно?

Шаг 1. Готовим необходимые документы

Прежде всего необходимо определиться:

1. Или нужен апостиль?
2. Заверяется оригинал или копия (если копия, то делаем ее и оформляем)?
3. Нужен перевод (в случае необходимости, проводим эту процедуру с присяжным переводом).
4. Тип апостилирование необходим: простой, двойной или с консульским подтверждением.
5. Определяем организацию, которая будет проводить апостилирование: Министерство юстиции, образования или иностранных дел (виды документов, которыми занимаются эти учреждения, см. выше).

Шаг 2. Едем в Киев? Не всегда!

Все министерства, как правило, расположены в столицах.

Там же можно скачать бланк «Согласие на обработку данных» и подписать его заранее. Особенно это актуально, если принято решение ехать самостоятельно, а документы везут за нескольких людей (супруги, дети и т. д) – подписанные ими Согласия должны быть на руках.

МИД выдает справки только при личном присутствии. В этом случае ехать придется. Однако их работа наиболее оперативная, и в случае обращения в первой половине дня часто к вечеру все уже готово. График работы нередко меняется, поэтому лучше уточнять его на сайте министерства перед поездкой.

Шаг 3. Подаем бумаги

Итак, мы определились, что подаем, в каком виде и куда. Остается отправиться документы на место или отправить заявку по почте/курьером. Оплата пошлины и других услуг осуществляется на месте, в ближайшем отделении банка, однако в некоторых случаях деньги могут взять и т. зв. наложенным платежом, то есть при получении готовых документов в почтовом отделении.

Шаг 4. Сроки

Максимальный срок рассмотрения заявки установлено законом и составляет 5 рабочих дней. Однако в случаях, если требуется детальная проверка, выполнить которую трудно, срок может быть продлен до 20 дней. Плюс добавьте время на доставку. Имейте это в виду, планируя поездки.

При этом на практике все происходит быстрее, а в случае МИД и вовсе можно уложиться в один день. Обратите внимание, такая оперативность – воля, но не обязанность министерства. В случае большой загруженности срок рассмотрения может быть увеличен.

Особенности апостилирования старых документов

Все документы, выданные на бланках, которые не соответствуют действующим сегодня образцам, должны быть заменены на дубликаты на бланках, соответствующих законодательству. Именно эти дубликаты и подлежат апостилированию.

Стоимость апостиля и перевода для Польши в Украине

Официально установленная стоимость апостиля – 51 гривна. Однако некоторые министерства применяют практику срочного оформления, что повышает стоимость процедуры. Также отдельно оплачиваются почтовые, курьерские и другие услуги.

Причины отказа в проставлении апостиля

Главное основание большинства отказов – невозможность проверки документа. Причин такой невозможности может быть множество.

Вторая по частоте основание отказа – неверно подготовленные документы. Это могут быть обычные копии вместо заверенных, предоставление бумаг, не подлежащих апостилированию, и тому подобное.

Во втором случае решение простое – предоставить все в правильном формате. При условии отсутствия ответа придется потрудиться. Лучше самостоятельно обратиться в учреждение, попросив ускорить ответ. Далее рекомендуется связаться с министерством и проконтролировать полученный результат запроса. И только после этого подавать заявку заново. Возможно, в этих случаях лучше прибегнуть к услугам посредников.

Заверение в порядке консульской легализации

Эта процедура предназначена для стран, не подписавших Гаагскую конвенцию. Польша и Украина (а также другие страны СНГ) к таким странам не относятся, поэтому опишем процесс в общих чертах.

Апостиль очень важный, а часто и необходим. Возможно, это не самая простая процедура, но выполнить ее под силу практически каждому. Просчитайте заранее, какие нужны документы, куда обращаться, что приготовить, в какие сроки нужно уложиться, и процесс окажется не таким «страшным», как казался сначала.